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トラブル防止!ビジネスでメールを必ず残すべき4つの理由【言った言わない】

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「ビジネスの現場で約束をする時は、電話で済まさず必ずメールを残してください!」

こんにちは、つる(@tsuru_1985)です。

職場で誰かとなんらかやり取りや約束をする時、電話とメール、どちらを使うケースが多いでしょうか?

私の現場では、特にベテラン社員に多いのですが、電話だけで済ませてしまう人が結構います。

「明日の〇時までに仕様書送ります!」「次の打ち合わせは明後日の〇時にどこどこでやりましょう」みたいな事ですね。

まあ、電話でササっと伝達する能力も大事ではあるんですが、ケースによっては「言った、言わない」のトラブルに発展することもしばしば。

今回は、ビジネスの現場におけるメールの重要性をお伝えしたいと思います。

なぜビジネスの現場では必ずメールを残す?

人によっては、「いちいちメールなんかしなくてもわかるでしょ」「メール打つ時間が無駄。口頭の方が早い」と思われるかもしれません。

しかし、後々トラブルが起こることを防ぐために、文章でやりとりを残すことがとても重要なのです。

私が思う代表的な理由として、

  • 「言った、言わない」のトラブルを防ぐ
  • 責任の分散
  • チームメンバーに共有が出来る
  • 昔のやりとりを思い出す材料になる

パッと思いつくだけでもこれだけあります。順番に見ていきましょう。

1.「言った、言わない」のトラブルを防ぐ

メールを残す一番大事な理由は、「言った、言わない」をあいまいにさせないため

世の中には色々なタイプの人間がいて、こちらに一切覚えが無いのに「あの時こう言ったじゃないか!」などと、後から難癖をつける人がいたりします。

これが口頭や電話だけで済ませてしまっていると、100%潔白を示せないのです。

メールの内容は簡単でかまいません。例えば、

〇〇様

お世話になっております。
●●です。

先ほどはお電話させていただきありがとうございました。
✕✕の資料、〇月〇日〇〇時までに送付する旨、承知いたしました。

この程度の書き方で大丈夫です。

重要なのは、いつ・誰が・何をするのかを相手と合意する事

後で「なんでもっと早くくれなかったんだ!」と理不尽な事を言われても、こういうメールを残しておけば強大な盾になります。

2.責任の分散

社内で自分の身を守るためにも、メールでの証跡は重要です。

お客さんに企画の提案書を出したり案件の見積を提示する際、事前に社内でレビュー(自分以外の有識者に内容確認してもらう事)をしますよね。

そうしたら必ず、

〇〇さん、××さん

お疲れ様です。
●●です。

先ほどは提案書のレビュー、ありがとうございました。
本内容をもってお客様に提示いたします。

という内容を社内向けに残しておきましょう。

こうすることで、自分が出すドキュメントに万が一不備が見つかっても、「ちゃんと第3者に確認してもらった上で出している」事を証明できます。

自分の保身ばかり考える上司や先輩に「あいつが勝手に出したのが悪い!俺は知らん!」と言わせない事もまた重要です。

3.チームメンバーに共有が出来る

仕事のやりとりをメールで残すことは、社内外問わず情報共有にもなります。

あなたがお客さんと1対1で何かの案件を進めていても、逐一メールで進捗を残しておけば、「誰と何をどこまでやっているか」が常に周りに伝わります。

こうしておくと急な体調不良などで仕事を休むことになっても、チームメンバへの引継ぎがかなり楽になります。

4.昔のやりとりを思い出す材料になる

「これ、あの時どうしたっけな~・・・」と、昔の事を思い出せないときはよくあります。

しっかりメールを残しておけば、誰がいつ何と言ってどう決めたか、掘り起こすことが出来ます。

未来の自分のためにも、文章で残しておくことが大事なのです。

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最後に:ビジネスメールの主目的は「自分の身を守るため」。必ず残すクセをつけよう

今回4つの理由を挙げましたが、根底にある理由はどれも自分の身を守るためです。

忙しい時は、ついつい口頭や電話だけで済ませてしまいがち。

しかし、バタついている時ほど文章で残す事が後々効いてきます

ビジネスの現場では正確性はとても大事なので、「あの時こんなこと言ったっけ?」とならないために、誰かとのやりとりは必ずメールで残すようにこころがけましょう。

ビジネスメール(アイキャッチ画像)
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--以上!

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