仕事と勉強

読まれるビジネスメールの書き方を解説【件名と書き出しが命】

ビジネスメール(アイキャッチ画像)
  • 仕事で重要なメールを送ったのにスルーされる!
  • 急ぎの要件の時は確実に読んでほしい!
  • どうしたら読まれるメールを書けるの!?

今回は、こんな疑問に答えます。

こんにちは、つる(@tsuru_1985)です。

ビジネスの現場において、どうしたら伝わりやすいメールを書けるか?というのは永遠の課題です。特に仕事の依頼をかけるようなメールの場合、読み飛ばされないよう工夫しなければいけません。

最初に結論を言ってしまうと、件名と書き出しに伝えたい内容を全て書くこと

いつまでに」「何をしてほしい」かを最初の数秒で把握できるように書けば、読まれるメールを打てるようになりますよ!

今回の記事では、

  • 読まれないメールの特徴とは?
  • 読まれるメールを書くための具体的なテクニック

上記について解説していきます。

読まれないメールの特徴とは?

1.人間は文章を読まない

人は、基本的に文章を読みません

いきなり今回の内容に矛盾するようなことを言ってしまいましたが、自分の文章を熱心に読んでくれる人は、思っている以上に少ないのです。

私的なメールと違い、ビジネスメールはつまらなくても読まなければいけませんが、それでもちゃんと読んでくれない人は一定数存在します。

ダラダラと長文を書かず、いかに簡潔に書くか?が大きなポイントです。

2.件名で満足し、本文が冗長になっている

私の経験上、件名に関してはスッキリ要点を書けているものの、本文が冗長になっているメールをけっこう見ます(冗長:ダラダラして無駄のある述べ方)。

例えばこんなメール。

件名:〇〇についての調査依頼
本文:
✕✕さん

お疲れ様です。
▽▽です。

昨日は打ち合わせいただきありがとうございました。
✕✕のご意見、とても参考になりました。
今後も是非出席いただき、貴重なご意見が伺えればと思います。

さて、今回は〇〇についての調査を・・・・

あいさつ代わりのお礼で始まっていて、一見良さそうです。

ただ、例文のような依頼メールを出す場合は、まずはさっさと要件を書くのがベター。

ファーストインプレッションで心を掴まないと、メールは読まれません。

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読まれるメールを書くための具体的なテクニック

それではここから、どうしたら読まれるメールを書けるのかを解説します。

8割以上は件名と書き出しで決まります

1.メーラーで最初に見える範囲に、要点を全部書く

仕事でPCのメールをする場合、OutlookやBecky、Thunderbirdのようなメーラーを使っているかと思います。

人によって画面のカスタマイズはマチマチですが、メールの件名をクリックしたら本文の序盤が表示されるようにしている人が多いです。

そこで、件名と本文の最初の数行だけ読めば、そのメールで言いたい事(結論)や期限がわかるように書きましょう。

メールの書き方(ファーストインプレッション)

期限に関しては、件名に「〇〇の調査依頼(回答期限:いついつ)」のように入れても構いません。

つまり、このメールを読んだ相手にどうして欲しいのかを最初に伝え、「あ、このメールはちゃんと読まないとダメだな」と思わせるのです。

詳細な内容や見て欲しい資料などは、その後にじっくり書けば問題ありません。

まずは相手の心を掴みましょう。

件名に表題、本文の最初に結論や期限を明記する。

2.見出し、箇条書きを駆使しよう

日本語の文章をつらつらと書きつづっても読むのが嫌になるので、適切に見出しや箇条書きを挿入します。

今回依頼したい内容は〇〇の調査です。期限は▽▽。参考資料は□□においています。詳細内容については・・・

・依頼内容
〇〇の調査
・期限
▽▽
・参考資料
□□
・依頼の詳細
本件に関して・・・

見出しでハッキリ区切る事で、どこに何が書いてあるのかすぐに識別できるので、読みやすさが格段にアップします。

3.PREP法を意識してみよう

文章を書く際、PREP法を意識すると、書きやすさも読みやすさも向上します。

PREP法とは、Point(要点)、Reason(理由)、Example(例)、Point(要点)の順番で書くこと。例えば、

  1. Point「私はゲームが好きです」
  2. Reason「面白いし暇つぶしになるからです」
  3. Example「RPGは世界観に入り込めるし、アクションはオンラインで人と対戦するのが楽しいです」
  4. Point「だから私はゲームが好きです」

というイメージ。最初に要点をズバッと言う事が重要。

これをビジネスの現場に応用するなら、

  1. Point「〇〇の資料を共有してください」
  2. Reason「▽▽の会議に必要なためです」
  3. Example「形式はメールでもいいし、紙でも大丈夫です」
  4. Point「資料共有、よろしくお願いします」

のような感じですね。まず「資料を共有してほしいこと」を伝えて、細かい内容はその後加えていきます。

PREP法の習得に役立つ本を置いときます。この本は話し方に焦点を当てていますが、文章にも応用できるようまとめられています。

最後に:メールは件名と書き出しが命!ファーストインプレッションで心を掴もう

今回は、ビジネスメールにおける件名と書き出しの重要性についてお伝えしました。

要点まとめ
  • 人は文章を読まない。ビジネスでも読まない人は読まない
  • 件名と書き出しで「いつまでに何を」が全部伝わるように
  • 見出しや箇条書きを使って簡潔に書く

まずはとにかく、いつまでに何をしてほしいかさえ伝わってしまえば、後は口頭や追伸の補足でどうにでもなります。

ファーストインプレッションで相手のハートをつかめるよう、件名と書き出しに全身全霊を込めてメールを書いてみましょう!

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--以上!

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